I denne artikkelen finner dere en oversikt over hvordan dere planlegger og gjennomfører vellykket vedlikeholdsprosjekt. Generell informasjon om fasene ligger under hvert punkt. Mer spesifikk informasjon om punktene finner dere ved å klikke på linjene under punktene der det står + Mer informasjon om (…).
For mer informasjon om og hjelp med vedlikeholdsprosjekter, kan dere fylle ut og sende inn dette skjemaet. Vi kan hjelpe dere med alt fra planlegging til innhenting av pristilbud, forprosjektering og prosjektledelse/byggherrerepresentant.
Et vellykket vedlikeholdsprosjekt vil bestå av disse fasene:
- Informasjonsinnhenting
- Planlegging
- Innhenting av pristilbud
- Vedtak og inngåelse av avtaler
- Gjennomføring
Fase 1 – Informasjonsinnhenting
Før et vedlikeholdsprosjekt kan iverksettes, må styret kjenne tilstanden til bygninger og anlegg. Uten å vite dette blir det svært vanskelig å planlegge vedlikehold. Noen tiltak kan virke selvfølgelige som når fasaden trenger å males, at vinduene må byttes eller avløpsrørene spyles. Disse tiltakene kan igangsettes uten at det er laget tilstandsrapport, men da risikerer dere å gjennomføre tiltak som kun fikser symptomer og ikke årsaken til manglene. Det kan for eksempel være at fasadepanelet flasser fordi det drypper vann ned fra et dårlig konstruert tak. Da vil gjennomføring av tiltak uten først å ha fått utarbeidet en tilstandsrapport ikke fikse årsaken til problemene, som vil komme tilbake senere.
Vedlikeholdsplan
Vi blir jevnlig kontaktet av sameier og borettslag som vil ha hjelp til å lage sin egen vedlikeholdsplan. Vårt svar her er enkelt og greit at dette er noe de aller færreste styrer har kompetanse til å lage selv. Mangelen på byggfaglig kompetanse i styrene gjør at det vil være tilnærmet umulig å vite at vedlikeholdsplaner laget av styret oppfyller kravene om at tilstandsrapporter skal være laget av personer med relevant byggfaglig kompetanse som ikke har partsinteresser av noe slag.
Hva inneholder en vedlikeholdsplan?
En vedlikeholdsplan bygger på en tilstandsrapport og gjennomføres ved at representanter for bedriften dere har valgt til å lage vedlikeholdsplanen kommer på befaring. I etterkant av befaringen lages det en rapport som dere får tilsendt. Denne rapporten skal inneholde en oversikt over tilstanden til bygninger og anlegg sammen med anbefalinger om hvilke tiltak som bør gjennomføres de neste ti årene. Her vil det også være inkludert estimater for hvor mye disse tiltakene vil koste å gjennomføre.
Hva koster en vedlikeholdsplan?
Prisen på en vedlikeholdsplan varierer ut fra antall enheter og bygninger i boligselskapet. De minste boligselskapene vil kunne få en vedlikeholdsplan til rundt kr. 50.000, mens de største må påregne å bruke noen hundre tusen kroner på dette. Når vi vet at en vedlikeholdsplan varer i ti år er dette en lav pris for en rapport som danner grunnlaget for at styret og beboerne får kontroll på vedlikeholdet.
Hvorfor er det stor prisforskjell på vedlikeholdsplaner?
Det er mange aktører som tilbyr vedlikeholdsplaner. Kvaliteten på disse varierer og det gjør også hva rapportene inneholder. Setninger som dette er det for eksempel vanlig å lese i en tilstandsrapporter:
- Taket er kun inspisert fra bakkenivå
- El-anlegget er ikke inspisert da dette krever elektrokompetanse
- Tilstand på avløpsnett, bunnledninger og stikkledninger er ikke inspisert da dette krever spesialutstyr
Når verken tak, el-anlegg, vann- og avløpsrør eller ventilasjonskanaler er sjekket, men det i stedet henvises til at styret må leie inn firmaer med spesialkompetanse til å gjøre dette, er det klart at vedlikeholdsplanen blir langt billigere enn den blir fra en aktør som inkluderer alt dette i tilstandsrapporten som vedlikeholdsplanen bygger på.
Du får det du trenger
I samarbeid med PPM Prosjekt tilbyr Velstyrt vedlikeholdsplaner basert på tilstandsrapporter som er basert på deres behov. Vi starter med et pristilbud på en grunnpakke som inkluderer sjekk av bygningsskallet opp til taket. Når dere har akseptert dette tilbudet, gjennomfører vi en et møte som skjer enten på telefon eller Teams. Her går vi gjennom det dere vet om bygningsmassen. I etterkant av denne samtalen kommer vi med en anbefaling på hvilke tilvalg dere bør velge av disse:
- Taksjekk
- VVS-Installasjoner
- Elkraft
- Kamerainspeksjon av ventilasjon
- Kamerainspeksjon av avløpsrør
- Inspeksjon av tak og vegger med drone
Velstyrt og PPM er de eneste aktørene som tilbyr denne fleksibiliteten som gir dere muligheten til å få en vedlikeholdsplan som er basert på bygningsmassen dere besitter. Dere slipper da å risikere både å få en vedlikeholdsplan dere viktige bygningsdeler er utelatt og at dere betaler for inspeksjon av bygningsdeler som ikke er relevante for dere.
Energikartlegging
Mens vedlikeholdsplan med tilstandsrapport er noe alle sameier og borettslag bør ha, er energikartlegging noe som nyere boligselskap, og spesielt de som er bygd etter TEK 17, ikke har behov for. Eldre boligselskap som vet at det må gjennomføres energiforbedrende tiltak, som for eksempel bytte av vinduer og dører de neste dørene, bør gjennomføre energikartlegging.
Energikartlegging er en prosess der fagfolk gjennomfører en teoretisk beregning av hvor mye energi bygget har behov for sammen med en oversikt over hvordan denne energien leveres i dag. Hensikten med dette er å gi styrer i boligselskap en oversikt over hvilke tiltak som kan gjennomføres for å senke energibehovet og hvor mye hvert tiltak vil senke forbruket med, målt både i kWh og i prosent av totalforbruket.
Energikartlegging blir mer og mer vanlig og gjennomføres ofte i forkant av søknad om tilskudd fra Enova. Dette er fordi den største og viktigste tilskuddsordningen Enova har for sameier og borettslag, investeringsstøtten, krever dokumentasjon på hvilken effekt tiltakene boligselskapene planlegger å gjennomføre vil ha før de tildeler støtte.
I samarbeid med PPM Prosjekt, som er en leverandør av byggtekniske tjenester, har vi hjulpet mange titalls sameier og borettslag med vedlikeholdsplaner og/eller energikartlegging. For mer informasjon om og pristilbud på energikartlegging, fyll ut og send inn skjemaet nedenfor.
Enova dekker som hovedregel halvparten av kostnadene til energikartlegging. Det må søkes om tilskudd før dere inngår avtale om gjennomføring av energikartlegging. Dette er som oftest en formalitet og søknaden innvilges vanligvis i løpet av noen få timer.
Fase 2 – Planlegging
Når vedlikeholdsplan er på plass og en eventuell energikartlegging er gjennomført, har styret den informasjonen det trenger for å legge frem en plan for beboerne som viser hvilke tiltak som bør gjennomføres de neste ti årene. Neste skritt er da å starte planleggingen av når disse tiltakene skal gjennomføres, hvem som skal utføre dem og hvordan de skal finansieres.
Vi vet at mange styremedlemmer finner det vanskelig å legge frem vedlikeholdstiltak for beboerne siden disse ofte koster mye penger og vil føre til økning i fellesutgiftene. Å legge frem og få gjennom saker som dette er noe av det viktigste styret kan og skal gjøre. Å la være dette kan medføre brudd på vedlikeholdsplikten og dårlig økonomi i sameiet eller borettslaget er ikke god nok grunn til å la være å gjennomføre nødvendig vedlikehold.
Siden det er kostnadsestimat inkludert i vedlikeholdsplanen vet styret hvilke økonomiske rammer de har og kan starte arbeidet med finansiering av tiltakene. Dette skjer vanligvis gjennom enten at husleien økes sånn at pengene står på konto når tiltakene skal gjennomføres, ved å ta opp lån når tiltakene skal gjennomføres eller ved en kombinasjon av disse to tingene. Borettslag vil som regel ha enklere for å få lån i banken enn sameier. Dette er fordi beboerne i et borettslag ikke eier sin egen leilighet, men en del av borettslaget som igjen eier hele bygningen. Dette gjør det enklere for banken å ta pant som sikkerhet for lånet enn i sameier, der hver enkelt beboer eier sin egen leilighet.
Økt husleie er en hovedårsak til at det oppstår konflikter mellom beboerne og styrer i sameier og borettslag. En stor økning over kort tid skaper ofte uheldige situasjoner som kan skape grobunn for langvarige konflikter. Styret bør derfor være åpne om den økonomiske situasjonen og legge frem langsiktige planer både for vedlikehold og økonomi på generalforsamlinger og årsmøter. En vedlikeholdsplan med tilstandsrapport vil være viktig også her siden dette gir styret den oversikten det trenger for å informere beboerne om tilstand og behov for vedlikehold og rehabilitering.
Tilskuddsordninger
Vedlikehold i sameier og borettslag blir ofte kostbart og av og til kan det virke håpløst å få tak i midlene som er nødvendig for å ivareta styrets krav til nødvendig vedlikehold. Da er det viktig at styret er klar over hvilke tilskuddsordninger det er mulig å søke pengestøtte fra.
Fase 3 – Innhenting av pristilbud
Når vedlikeholdsplan er på plass, beboerne er informert om vedlikeholdsbehovene og styret er blitt enige om hvilke tiltak som skal gjennomføres til hvilken tid, er det på tide å hente inn pristilbud. Selv om vedlikeholdsplanen inneholder prisestimater, er det viktig å alltid hente inn konkrete pristilbud fra leverandører med erfaring fra og kompetanse på tilsvarende arbeid i sameier og borettslag. Da slipper styret å få overraskelser når tiltak er vedtatt gjennomført og regningen kommer.
Forprosjektering
Å unngå overraskelser er noe av det viktigste i en vedlikeholdsprosess. Vedlikeholdsplaner med tilstandsrapporter fjerner usikkerhet rundt byggets tilstand og forprosjektering er et nyttig verktøy for å fjerne usikkerhet rundt utføringen av tiltakene som skal gjennomføres. I en forprosjektering engasjeres et selskap med byggfaglig kompetanse til å beskrive tiltakene som skal gjennomføres i et tilbudsunderlag. Dette vil inneholde blant annet beskriver av hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres og hvilke egenskaper og kvaliteter materialet som brukes skal inneholde.
Forprosjektering gjør det enkelt å sammenligne tilbud
Et godt tilbudsunderlag er viktig for at styret skal kunne sammenligne pristilbud fra ulike leverandører. Om du ikke har et tilbudsunderlag og inviterer flere aktører til å gi pristilbud på et tiltak, risikerer du å få tilbake tilbud med ulike løsningsforslag. Disse løsningsforslagene kan det være vanskelig å sammenligne og det vil være lett å gå for tilbudet med lavest pris, selv om løsningsforslaget i dette tilbudet ikke er det beste og mest lønnsomme over tid.
Forprosjektering sikrer at alle tiltak oppfyller krav fra tilskuddsleverandører
En annen god grunn til å gjennomføre forprosjektering, er at dere sikrer at alle pristilbud etterkommer kravene Enova og Oslo kommune stiller for å utbetale pengestøtte dere har fått innvilget. Enova stiller for eksempel krav om dokumentasjon om at den energiforbedrende effekten på tiltakene som gjennomføres er minst like bra som det som ble oppgitt i søknaden. Er den ikke det, blir støttebeløpet avkortet og i verste fall forsvinner det helt. Gjennom en forprosjektering får dere et tilbudsunderlag som tar hensyn til dette og sørger for at pristilbudene som leveres forholder seg til dette.
Forprosjektering senker sjansene for at det gjøres katastrofale feil
Det viktigste argumentet for at forprosjektering bør være en del av alle større vedlikeholdsprosjekter, er for å unngå at dere bruker leverandører som leverer løsninger som vil skape problemer for dere i fremtiden. Om dere skal gjennomføre tiltak og henter inn pristilbud fra tre ulike leverandører, er sjansen stor for at dere får tre ulike løsningsforslag som er vanskelig for mennesker uten bygningsteknisk kompetanse å sammenligne. De fleste velger da å takke ja til det billigste tilbudet, uten å tenke på om dette er det som er billigst for dere i lengden.
Den siste tiden har vi opplevd flere saker der sameier og borettslag får store ekstrautgifter på grunn av dårlig utført håndverk av leverandører. Vi jobber for eksempel med et borettslag på Østlandet på rundt 50 enheter som må bytte panelet på alle byggene siden dette ble oppført på en måte som gir store fuktskader. Dette medfører ekstrakostnader for borettslaget på rundt 15 millioner kroner.
Forprosjektering er et av de viktigste verktøyene dere som skal gjennomføre større tiltak har til å sikre at tiltakene som blir gjennomført er de riktige og at de gjennomføres på riktig måte. Forprosjektering har en kostnad, men utgjør en svært liten del av totalkostnadene ved en utbygging og bør være en selvfølge for alle som skal gjennomføre større vedlikeholdstiltak.
Fase 4 – Vedtak og inngåelse av avtaler
Når pristilbud er hentet inn er det på tide å ta en endelig avgjørelse om hvilke tiltak som skal gjennomføres og hvilke leverandører dere vil inngå avtaler med. Det er styret som gjennom vedlikeholdsplikten har ansvar for å vedta tiltak som skal sørge for nødvendig vedlikehold. Mange styrer velger å overlate disse avgjørelsene til generalforsamlinger eller årsmøter for å unngå konflikter. Det er allikevel styret og dets medlemmers ansvar å sørge for at nødvendig vedlikehold blir gjennomført og styrets medlemmer kan faktisk bli erstatningspliktige om de ikke sørger for at nødvendig vedlikehold blir gjennomført.
Med vedlikeholdsplan og forprosjektering skal det være mulig for styrer å sammenligne tilbudene som er kommet inn. Siden det ofte er snakk om mye penger, velger allikevel mange styrer å hente inn ekstern hjelp til å vurdere tilbudene.
Fase 5 – Gjennomføring
Når styret har inngått avtaler om gjennomføring av tiltak med leverandører, pådrar styret seg ansvar som byggherre. Byggherreforskriften sier at styret i et boligselskap er å regne som byggherre når det vedtas byggearbeid i et sameie eller borettslag. Som byggherre er det styrets plikt å sørge for at bestemmelsene i forskriften blir gjennomført.
Når styret er byggherre, betyr dette at dere blant annet har ansvaret for «at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassen blir ivaretatt». Dette betyr for eksempel at det er styrets jobb å sørge for at stillaser er forskriftsmessig oppført, at nødvendig verneutstyr brukes på riktig måte og at regler i forhold til arbeidstid og kvalifikasjoner ivaretas.
For de fleste styrer i sameier og borettslag vil kravene som byggherre være umulig å oppfylle. Løsningen vil i tilfeller som dette være å leie inn det som kalles byggherrens representant, som er en «fysisk eller juridisk person som skal utføre konkrete plikter etter denne forskriften på byggherrens vegne, i henhold til skriftlig avtale med byggherren.»
Å leie inn ekstern kompetanse som byggherrens representant fritar ikke dere for ansvaret som byggherre, men forenkler arbeidet med å sørge for at dere følger lover og regler og ikke minst har en arbeidsplass som er trygg for arbeidere og beboere.
Ikke vær redd for å spørre om hjelp
Vedlikeholdsprosjekter i sameier og borettslag er ofte kompliserte, tidkrevende og dyre. De krever mye av styrets medlemmer og har potensiale i seg til å skape grobunn for langvarige konflikter om arbeidet starter på feil måte.
Vi pleier ofte å snakke om at det som gjør sameier og borettslag unike, er at dere som sitter som beslutningstakere i styrene, sitter der først og fremst fordi dere bor i boligselskapet, ikke fordi dere har en unik bygningsfaglig kompetanse. Dette er ikke noe vi sier for å snakke ned kompetansen på dere som sitter i styret, men for å understreke hvor vanskelig dette kan være og hvordan det skaper unike utfordringer i kompliserte prosjekter.
Med denne bakgrunnen er det viktig å huske at det finnes hjelp å få. Vedlikeholdsprosjekter er dyre og mange opplever også at det er kostbart å leie inn ekstern kompetanse. Da er det viktig å huske på at kostnaden til hjelp underveis i de aller fleste tilfeller kun utgjør en bitteliten del av totalkostnadene i vedlikeholdsprosjektet. Ved å hente inn ekstern kompetanse minsker dere også risikoen for feil, mangler og kostnader som øker underveis.
For mer informasjon om hvordan dere planlegger og gjennomfører vedlikeholdsprosjekter, fyll ut og send inn skjemaet nedenfor.
