Bakgården til Borettslaget Thorvald Meyersgate 42 skal nå pusses opp.

- Jeg har  bare bodd her i tre år, men ble raskt invitert i styret, forteller Marius Wærhaug Madsen fra bakgården til Borettslaget Thorvald Meyersgate 42 i Oslo. – Jeg fant fort ut at det forrige styret hadde oversett mye av behovet for vedlikehold og renovering. Forfallet har eskalert i de årene jeg har bodd her og da jeg i forrige runde ble valgt til styreleder, tok vi for alvor tak i arbeidet vi mener hadde vært forsømt.

- Vi som sitter i styret er vanlige mennesker uten spesialkompetanse på renovering og vedlikehold, fortsetter styrelederen. – Vi startet derfor som så mange andre med å prøve å finne ut av det ville koste oss å få orden på fasaden. Vi inviterte derfor noen bedrifter på befaring for å et kostnads- og løsningsforslag. Dette viste seg å være lite fruktbart da alle leverandørene hadde ulike oppfatninger av hvor stort problemet var og hvordan det skulle løses. Resultatet ble svært sprikende tilbud og løsningsforslag som vi slet med å finne noen særlig verdi i.

For å få et bedre kostnadsbilde, inviterte styret i borettslaget flere bedrifter på befaring. Dette ga litt mer klarhet, men langt fra nok til at de følte at de hadde den informasjonen de trengte for å kunne ta gode valg:

- Vi skjønte til slutt at vi burde ha engasjert rådgiver før vi gjennomførte befaring. Vi visste for lite om hva vi begikk oss inn på og tok derfor kontakt med forretningsfører for å få hjelp. Dette fikk vi gjennom en fagperson som hjalp oss med å gjøre bakgrunnsjekker på firmaene vi hadde invitert til å gi løsningsforslag og pristilbud og lage en sjekkliste som vi sendte ut til bedriftene. Listen inneholdt 10–12 punkter med spørsmål der svarene fort ville vise om bedriftene var seriøse. Noen svarte med en gang, andre brukte litt lengre tid og noen lot være å svare.

- De som hadde levert det billigste tilbudet var blant de som ikke svarte og falt derfor fra. Men, under denne prosessen oppdaget rådgiveren vår at en av leverandørene som hadde svart på spørsmålene og levert tilbud, hadde feilberegnet arealet vårt og derfor gitt for høy pris. Da de ble gjort oppmerksom på dette kom de tilbake med et lavere tilbud og ble dermed konkurransedyktige på pris.

Bildet viser Marius Wærhaug Madsen, styreleder i Borettslaget Thorvald Meyersgate 42, ved inngangen til borettslaget.

I Facebook-innlegget som gjorde at vi tok kontakt med styrelederen, la vi merke til at han han advarte mot «oppsiktsvekkende mange uprofesjonelle aktører i denne bransjen». Hva var bakgrunnen for dette?

- Dette er en opplevelse vi sitter igjen med etter å ha jobbet med dette en stund. Selv om vi gjorde det vi kunne for å sjekke ut at de bedriftene vi inviterte på befaring hadde riktig kompetanse på og erfaring fra lignende arbeid i sameier og borettslag, opplevde vi oppsiktsvekkende ofte at avtaler ikke ble holdt, at tilbud ikke ble levert og at vi rett og slett ikke fikk tak i folk vi trodde var seriøse da de verken svarte på telefon eller e‑poster.

Planleggingen av prosjektet nærmer seg nå slutten og den dagen vi er der for å snakke med styrelederen, skal faktisk avtale om utførelse inngås. Hva har styret lært av denne opplevelsen, som nå nærmer seg slutten?

- At det er noe gærnt hele tiden, sier Madsen og ler. – At vi hoppet over forarbeidet skapte mye unødvendig ekstraarbeid for styret  Vi har brukt flere styremøter og mange titalls arbeidstimer på noe som kunne vært unngått om vi hadde gjort ting riktig fra starten. Det beste hadde nok vært å få gjennomført en forprosjektering fra en uavhengig aktør, men vi hadde kommet så langt at vi gikk for en mellomløsning for å slippe å starte opp hele prosessen på nytt igjen.