Kortinformasjon er noe vi aldri vil spørre deg om.
Personvern
I Velstyrt snakker vi med tusenvis av styreledere og ‑medlemmer hvert år. For å kunne gjøre dette er vi avhengig av riktig og oppdatert informasjon. Her kan du lese mer om hvilken informasjon vi har, hvordan vi bruker den og hva som skjer når du ikke lengre er en del av styret.
Hva slags informasjon har vi, hva bruker vi den til og hvordan oppbevarer vi den?
Hvilken informasjon trenger vi?
Jobben vår består av å snakke med styreledere og styremedlemmer i norske sameier og borettslag. For å kunne gjøre dette trenger vi å vite hvem som sitter i styrene og hvordan vi kan kontakte dem.
Informasjon om hvem som sitter i styrene henter vi fra Brønnøysundsregistrene. Dette er offentlig tilgjengelig informasjon som oppdateres når styrene melder om endringer.
Hvilken informasjon lagrer vi?
Om styrets medlemmer lagrer vi denne informasjonen:
- Navn
- Rolle
- Telefonnummer
De to første henter vi fra Brønnøysundsregistrene. Telefonnummer henter vi fra offentlig tilgjengelige oppslagsverk.
Når vi snakker med representanter for styret som vil ha mer informasjon om tjenestene vi tilbyr, vil de ofte ha dette på e‑post. Vi lagrer da e‑postadressen til den vi snakker med.
Når vi booker en befaring på vegne av en av våre samarbeidspartnere, trenger vi å vite adressen de som skal utføre befaringen skal møte opp på. Adressen lagres sammen med resten av informasjonen om boligselskapet.
Hvor lagrer vi informasjonen?
Informasjonen vi henter inn lagres i Pipedrive, som er det systemet vi har valgt å bruke for å håndtere informasjon om kundene våre. Pipedrive er et selskap som ble startet i Estland i 2010 og som nå tilbyr tjenester over hele verden. Som et selskap som ble startet og bygd i Europa er det en selvfølge at de overholder regelverket knyttet til personvern og GDPR.
Hva gjør vi når noen fratrer styret eller ikke vil bli kontaktet?
Styrer i sameier og borettslag endres kontinuerlig ved at noen fratrer og andre kommer inn. Den vanligste måten vi får beskjed om dette på er enten ved at de opplyser oss om det selv når vi snakker med dem på telefon eller at informasjon om styrets sammensetning oppdateres i Brønnøysundsregistrene.
Når vi får beskjed om endringer, oppdaterer vi rollene i systemene våre. Personer som fratrer styret blir satt som tidligere styreledere eller tidligere styremedlemmer. Personlig informasjon som telefonnummer og e‑postadresser blir slettet permanent fra systemene våre.
Den informasjonen som blir stående igjen når noen fratrer styret er navn og rolle som tidligere styreleder/medlem og notater fra kontakten vi har hatt med dem.
Grunnen til at vi beholder navn og rolle er for å unngå at vi fører den samme personen opp igjen med den tidligere rollen de hadde. Dette kan skje da Brønnøysundsregistrene ikke alltid holdes helt oppdatert av styrer i boligselskap som kan glemme å sende inn endringsmeldinger.
Notater fra tidligere kontakt beholdes fordi den inneholder informasjon om aktivitet i boligselskapet som er viktig for videre dialog med de som har tatt over rollene i styret.
Hva gjør jeg om jeg ikke vil stå i registrene deres?
Om du ikke vil bli kontaktet av oss eller vil vite hva som står om deg i systemene våre, er det bare å ta kontakt. Send oss en e‑post så skal vi sørge for at systemene våre blir oppdatert i løpet av kort tid.
